Ведение учета сейчас возможно не только за стационарным компьютером в офисе, но и онлайн. Для этого используют специальные облачные сервисы, в которых все данные хранятся на операторских серверах и доступом к ним можно управлять. Такие программы особенно необходимы торговым предприятиям и сфере услуг.
Бухгалтер компании или предприниматель постоянно ведут учет доходов и расходов, вносят данные по ним, контролируют запасы на складе и выполняют множество других операций. Эта информация необходима, чтобы формировать отчеты для налоговой инспекции, рассчитывать взносы, платить зарплату, проводить другие необходимые операции.
Кому подходят и не подходят облачные решения
Специальная программа однозначно необходима специалистам, которые занимаются учетными операциями на дому. Бухгалтерия онлайн стала особенно популярной в последнее время, когда многие работники выполняют свои задачи удаленно, вообще не посещая офис. Также облачными сервисами пользуются фирмы, предоставляющие соответствующие услуги своим клиентам на аутсорсинге.
Бухгалтерия онлайн станет удобным решением и для физических лиц-предпринимателей, не разбирающихся в основах и особенностях процесса. Программы можно настраивать под конкретные условия работы, ограничивать доступ к отдельным данным для конкретных лиц и так далее. С их помощью не только отслеживают остатки, но также рассчитывают, выплачивают зарплату, видят информацию по задолженностям.
Но разбираться с условиями своей схемы налогообложения все равно придется, ведь в систему необходимо регулярно вносить информацию. Потому без минимальных знаний в процессе использования программы не обойтись. Ограничений по применению онлайн-бухгалтерии нет, но для некоторых отраслей и направлений бизнеса она не очень удобна. Это оптимальный вариант для компаний, где постоянно проходят однотипные операции.
Какие главные преимущества
Сервис предназначен не только для сдачи отчетности, но и выполнения других задач, с которыми бухгалтер сталкивается ежедневно. Это, например, проведение аналитики, а именно, отслеживание объемов по продажам, расчет отпускных, больничных, контроль графиков работы сотрудников, печать этикеток со штрихкодами или без них и многое другое.
Главное удобство заключается в возможности доступа с любого компьютера. Эту функцию особенно оценят сотрудники, которые работают удаленно – так, они не будут привязаны к стационарному ПК. Войти в программу можно даже со смартфона, главное, чтобы было подключение к интернету. Среди других достоинств облачного решения стоит отметить следующие:
- простота. Нет необходимости устанавливать и использовать дополнительные утилиты, регулярно обновлять и загружать их. Удобные интерфейсы позволят автоматизировать большинство процессов так, что они будут выполняться оперативно и без ошибок;
- данные всегда под рукой. В малом бизнесе нередко сталкиваются с потерями важной информации – не всегда удобно каждый раз приезжать в офис, чтобы внести в рабочий компьютер те или иные сведения. Облачный сервис позволит вести работу где угодно – в командировке, путешествии, стоя в пробке;
- возможность подключения внешних информационных систем, регистрации программ для автоматического поступления данных по движению средств, задолженностям и так далее. При выплате зарплаты программу можно настроить под специфику работы предприятия – начисление ставки + налога, процента от продаж и так далее.
Доступ к программе возможен сразу для нескольких сотрудников, вход осуществляется по логину и паролю. Контролировать складские запасы, выручку, расходы, задолженности смогут сразу несколько руководителей, например, отдельных магазинов. Причем сервис легко настроить так, чтобы они видели данные только по своей торговой точке.
Как правильно выбрать онлайн-бухгалтерию
Стоимость для заказчика – не основной и не решающий фактор, гораздо важнее задачи, которые планируется выполнять с помощью облачного сервиса. Начинающим предпринимателям стоит сначала проконсультироваться со специалистами по налогам или опытными бухгалтерами, чтобы во всем разобраться. Удобно, когда не нужно переносить всю информацию вручную – это тоже важный момент.
Предварительно необходимо подробно изучить все способности и функции заинтересовавшей системы. Большое значение имеет безопасность и защищенность данных – например, наличие двухэтапной авторизации для сотрудников через электронную почту или по смс.
Удобно, когда можно настроить автоматическое резервирование изменений данных в базе с нужной частотой и доступом к старым версиям. Не помешает также предварительно почитать отзывы других пользователей о конкретном сервисе, чтобы узнать мнение реальных клиентов.
