Успішне виконання робочих завдань залежить від правильності планування. Незалежно від масштабів та складності, проекти вимагають чітких пріоритетів.
Менеджмент часу включає визначення важливості та терміновості завдання. Це ключова навичка робітника, незалежно від професії, і необхідність для топменеджера.
Психологія прийняття рішень та управління часом
Від правильності визначення пріоритетів залежить баланс усіх сфер життя — особистої, професійної тощо. Управління часом дозволяє розподілити ресурси на роботу й відпочинок. Психологія прийняття рішень стверджує, що ефективний менеджмент та концентрація передбачають аналіз та об’єктивну оцінку того, що необхідно зробити, й того, що хочеться. Інтеграція раціонального та емоційного складників повністю задовольняє запити.
У прийнятті важливих рішень, що впливають на роботу, особисте життя, кар’єру та інші аспекти, потрібно стратегічно мислити, зокрема, зважувати кожне окреме питання. Це вимагає часу та зусиль. Психологія прийняття рішень допускає кілька можливих способів. Перший стосується вибору варіанта, спираючись на один критерій. Це можливо у простій ситуації за відсутності часу на роздуми. Ухвалюючи складне рішення, необхідно розглянути кілька можливих варіантів.
На процес вибору завдань для виконання впливає терміновість, значимість для проекту в цілому, масштабність.
Методи визначення та управління пріоритетами
Кілька порад щодо з’ясування пріоритетів:
- Скласти список завдань, які можна виконати за день.
- Визначити термінове й важливе. Йдеться про незавершене завдання або роботу, невиконання якої призведе до негативних наслідків.
- Планувати роботу на початку дня. Відкладання на пізніший період збільшить робоче навантаження.
- Оцінити важливість завдань. Варто проаналізувати, який вид роботи критичний у діяльності бізнесу. Важливі завдання на кшталт виконання домовленостей, слід вважати високопріоритетними. Середню терміновість мають зустрічі, спілкування електронною поштою та організація проектів. Завдання з низьким пріоритетом не важливі й не залежать від часу.
- Впорядкувати завдання відповідно до зусиль, які передбачається витратити. Пріоритетне завдання — те, що потребує найбільших зусиль.
- Виявляти гнучкість та адаптивність. Пріоритети змінюються у найменш очікуваний момент. Тому варто планувати вільний час, щоб впоратися з несподіваними проблемами.
Важливо бути реалістом. Не можна встигнути все за один день. Завдання, що залишилися поза пріоритетом, можна виконати пізніше. Якщо вони не мають великого значення, варто відмовитися назавжди.
Практичні поради для вибору найважливішого
Пріоритезація завдань звужує коло повсякденної роботи. Завдяки цьому можна побачити й оцінити загальний масштаб проекту. Перш ніж розбиратися в пріоритетах і завданнях, потрібно визначити основні цінності, переконання, довгострокове бачення, мету. Це підґрунтя, на якому варто будувати пріоритетність. Чітко окреслена мета спрямовує діяльність компанії та життєвий шлях загалом. Управління часом залежить від її визначення.
Резюме
Навичка визначення пріоритетів для досягнення успіху — це вміння, яким має володіти робітник, незалежно від професії. Нею необхідно володіти топ менеджерам та власникам бізнесу. Визначення пріоритетності повинно ґрунтуватися на цінностях і меті. Тому, перш ніж визначати, що робити, спочатку варто з’ясувати погляди і визначити вектор руху.
