Рано или поздно с необходимостью офисного переезда сталкивается абсолютно каждая компания. Развитие бизнеса, освоение новых рынков сбыта, расширение сферы деятельности закономерно требуют от фирмы увеличения офисных площадей. Вот только, организовать перевозку офиса — задача хлопотная и непростая.
Необходимо аккуратно упаковать всю мебель, оргтехнику и документацию, найти машины, опытных и ответственных грузчиков, при этом очень важно спланировать все мероприятия так, чтобы работа компании не встала на несколько недель или даже месяцев. В подобной ситуации в 99 случаях из 100 самым оптимальным вариантом станет обращение в транспортную компанию, специализирующуюся на офисных переездах под ключ.
Организация грузоперевозки для офисов
Переезд офиса, организованный своими силами, способен превратиться в самое настоящее стихийное бедствие. Рабочий процесс будет полностью установлен. Грузчики «потеряют» по дороге коробки с самыми важными документами. Оргтехника внезапно придет в негодность, а дорогая мебель, призванная продемонстрировать статус компании, доедет до места с дефектами.
Как организовать грузоперевозку для офиса и при этом не разориться, уложиться в отведенные сроки и не забыть ничего важного? Специалисты советуют придерживаться следующих рекомендаций:
— Определите объем перевозки и подберите подходящий транспорт.
Внимание! Если старый и новый офис находятся недалеко друг от друга, а вещей немного, имеет смысл нанять небольшой грузовой фургон и сделать несколько рейсов. Если же компания переезжает в соседний район города или в другой населенный пункт, то офис лучше перевозить за один раз на одном или даже нескольких больших грузовиках.
— Заранее упакуйте технику, мебель и документацию
— Разберите и упакуйте офисную мебель.
— Коробки, тару и упаковки маркируйте удобным для вас способом.
— Воспользуйтесь услугами опытных грузчиков.
— Если в офисе имеются негабаритные и тяжелые предметы, вам потребуются услуги такелажников.
При разгрузке вещей на новом месте придерживайтесь заранее составленного плана. В первую очередь выгружается и расставляется мебель. Затем размещается и подключается оргтехника. В последнюю очередь выполняется раскладка папок с документами, декора и прочих мелочей, призванных создать в офисе уют и рабочую атмосферу.
Профессиональный офисный переезд
Крупным предприятиям, которые соответственно занимают большие по площади офисы, в случае переезда лучше всего прибегнуть к помощи профессиональных мувинговых компаний. В их штате помимо опытных водителей имеются грузчики и упаковщики, которые возьмут на себя решение абсолютно любых вопросов, связанных с офисными переездами.
Многие транспортные компании охотно идут навстречу своим клиентам и организуют грузоперевозки не только в будние, но и в выходные и даже в праздничные дни. Такой подход позволяет без спешки и существенного вреда для рабочего процесса устроиться на новом месте, расставить мебель, распаковать документы и привести помещения в порядок.
Более того, в последние несколько лет, мувинговые компании профессионально организуют переезды офисные в ночное время. Практика показывает, что этот вариант является самым лучшим по целому ряду причин:
— Ночью городские дороги свободы и можно быстро доехать из точки А в точку Б без пробок и заторов.
— При проведении погрузочно-разгрузочных работ в ночное время грузчики смогут свободно пользоваться лифтами, никому не мешая и не раздражая других работников офисного здания.
— Специалисты ТК смогут без спешки сначала загрузить все вещи в машину, а затем выгрузить ее на новом месте, расставить мебель и подключить аппаратуру.
Обращаясь к профессионалам, вы можете не сомневаться в том, что ваши вещи будут доставлены в целости и сохранности, без досадных задержек и проволочек.
Преимущества офисного переезда под ключ
Так же, как и в случае с квартирным переездом, офисный — это событие, способное надолго выбить людей из привычной колеи. Вот только в условиях рыночной экономики простои в работе — это непозволительная роскошь для бизнеса, поэтому руководители компаний стараются найти такие варианты перемещения офиса, которые займут минимум времени. Идеальным решением в этом случае станет такая услуга профессиональных мувинговых фирм, как офисный переезд под ключ. Ее популярность обусловлена следующими причинами:
— Комплексный подход к организации грузоперевозок;
— Слаженность и непрерывность каждого этапа работ;
— Минимальные сроки выполнения;
— Безопасность и высокий уровень сохранности перевозимых вещей.
Организация и проведение всех работ силами одной ТК также позволяет заказчикам возложить в рамках заключенного договора всю ответственность за качество и успешность офисного переезда на одного исполнителя.
Какие этапы и критерии офисного переезда?
Процесс перевозки офиса на новое место в режиме «под ключ» условно можно разделить на несколько этапов:
1. Оценка специалистом транспортной компании объемов имущества, подлежащего перевозке. Объем работ по упаковке, погрузочно-разгрузочных мероприятий.
2. Составление ТК плана грузоперевозки, расчет ее стоимости.
3. Согласование даты и времени переезда, подписание договора.
4. Предоставление сотрудникам ТК доступа к старому и новому офису.
5 Проведение специалистами ТК определенного договором объема работ.
6. Подписание акта-приема выполненных работ заказчиком.
Конечно, вы всегда можете попытаться сэкономить и привлечь к выполнению хотя бы части мероприятий офисных сотрудников. Однако, такая экономия является весьма сомнительной не только в отношении качества, но и потраченного времени. Это связано с тем, что даже самые высококлассные менеджеры и бухгалтеры, вряд ли разбираются в нюансах упаковки, переноса негабаритных вещей, техники и мебели. По сути, здесь, как нигде действует правило о том, что каждый должен заниматься своим делом.
