Рекрутингова компанія: due diligence та чек-лист

Якщо у продакт-плані горять дедлайни, а в каналі — тиша, значить десь зламався процес пошуку людей. Часто причина не в «ринок складний», а у виборі підрядника. Я — Олександр Фольгін, засновник BestHeads, у рекрутингу з 2017 року, у минулому — Full‑Stack розробник. Нижче — практичний гайд: як провести due diligence підрядника без місяців експериментів і прибрати ризики зривів релізів та слабких шорт‑листів.

Якщо вибір підрядника стоїть уперше або після невдалого досвіду, дивіться не на обіцянки, а на систему: процеси, метрики, склад команди, юридичні умови та безпеку даних. У цьому матеріалі — порівняльна таблиця критеріїв, чек-лист на 30 пунктів, блок про ціноутворення та кейси з цифрами. Обирайте тих, у кого все це формалізовано договором, SLA і прозорою звітністю; таким підходам відповідає і рекрутингова компанія BestHeads.

Критерії вибору рекрутингового агентства: due diligence

Що ми бачили на практиці: 5 типових помилок і як їх уникнути

1. Немає стартової діагностики вакансії. Рішення: discovery‑бриф (30–40 хв), must‑have/acceptable, карта ринку.
2. Процес «у месенджері». Рішення: увесь пайплайн в ATS із доступом замовника, фіксація статусів і причин відмов.
3. Відсутній технічний скрін. Рішення: узгоджений сценарій — тест/лайв‑кодинг/системний дизайн; ролі рекрутера і техліда.
4. Гарантії «на словах». Рішення: договір із гарантійною заміною та anti‑poaching.
5. Нульова аналітика. Рішення: щотижневий репорт із конверсіями, time‑to‑first‑candidates, acceptance rate.

Порівняльна таблиця критеріїв

Критерій Що перевірити Де подивитися Який рівень вважати сильним Юридична чистота КВЕД/вид діяльності, статус платника податків, судові спори Витяг з реєстру, податкові дані, відкриті реєстри Актуальні КВЕДи по рекрутингу; прозора історія; відсутність спорів 3+ роки Договірна база NDA/DPA, гарантійна заміна, anti‑poaching, SLA/штрафи Шаблон договору, додатки Чіткі KPI/строки/відповідальність; без «сірих» пунктів Безпека даних GDPR/DPA, політики retention, ISO 27001 (за наявності) Політики, сертифікати, регламенти Доступ по ролях, шифрування, мінімізація даних Досвід у вашому домені Кількість релевантних закриттів; рівні (Middle/Senior/C‑level) Кейси, референси, портфоліо ≥10 релевантних закриттів за 12–18 міс; кейси зі схожою моделлю Канали сорсингу Outbound/Inbound, реферали, Boolean‑пошук Опис процесу, приклади пошукових рядків Комбінація outbound+referrals; системний пошук нішевих профілів ATS та звітність Яка ATS, доступ клієнта, структура звітів Демо ATS, шаблон звіту Щотижневі звіти з конверсіями та фейл‑кодами; права доступу Роль команди Хто рекрутує, хто техскрінить, хто менеджить Матриця ролей, біо команди Фултайм‑команда з доменним досвідом; техскрін робить інженер SLA на перші кандидати Час до першого шорт‑листа Договір, додатки 3–7 робочих днів; прозорий план старту Якість шорт‑листа % відповідності must‑have, нотатки техскріну Зразки шорт‑листів ≥80% відповідність; структуровані коментарі Acceptance rate Частка прийнятих оферів Метрики, кейси 60–80% залежно від рівня/ринку Гарантійна заміна Строк, умови, винятки Договір 60–90 днів для Middle/Senior; прозора активація Anti‑poaching Заборона хантингу з команди клієнта Договір 12 місяців по визначених командах Прозорість комунікації Стендапи, канал, SLA на відповіді План комунікацій Щотижневі синки; реакція ≤24 год; єдиний відповідальний Репутація/відгуки Контакти референс‑клієнтів, кейси Референси, публічні згадки 2–3 прямі референси з цифрами Фінстабільність Здатність тримати сорсинг 6–8 тижнів Фінзвітність за запитом Достатній кеш‑флоу Оцінка компенсацій Ринкові вилки, прозорі офер‑бріфи Приклади оферів Узгоджені діапазони та аргументи Процес техскріну Сценарії, карти компетенцій Процедури інтерв’ю Стандартизований 2‑ступеневий скрін Локальний контекст Ризики релокації, мобілізації, валют Оцінка ринку Запасні сценарії та план ризиків E2E‑метрики Time‑to‑hire, cost‑per‑hire, % замін Аналітика ATS Тренди та рекомендації, а не лише лічильники

Чек‑лист на 30 пунктів

1. КВЕД і договірна база відповідають рекрутингу.
2. Є NDA та DPA; описана обробка даних кандидатів.
3. SLA на перші кандидати: 3–7 робочих днів.
4. Визначені must‑have/acceptable для ролі.
5. Доступ замовника до ATS і пайплайна.
6. Щотижневі звіти з конверсіями (view→screen→offer).
7. Зразок шорт‑листа з технічними нотатками.
8. Стандартизований сценарій техскріну.
9. Двоє очей на якість: рекрутер + техексперт.
10. Воркфлоу для критичних профілів (CTO/Staff).
11. Команда проекту відома поіменно; ролі розписані.
12. План сорсингу на 2–3 тижні вперед.
13. Boolean‑рядки й карта ринку на старті.
14. Реферальна програма під пошук.
15. Узгоджені вилки компенсацій і аргументація.
16. Фідбек від інтерв’юерів ≤48 год.
17. Acceptance rate у кейсах ≥60%.
18. Гарантійна заміна 60–90 днів без «зірочок».
19. Anti‑poaching на 12 місяців.
20. Ризик‑план: релокація/мобілізація/валюта.
21. Політика retention резюме.
22. Резерв на ескалації/заміни рекрутера.
23. Формат стендапів (тижневі/ad‑hoc).
24. SLA на відповіді ≤24 год.
25. Фіксуються причини відмов (fail codes).
26. Пост‑мортем по закритих/втрачених оферах.
27. Можливість скейлити команду 1→3 рекрутерів.
28. Видимість у фінансах (рахунки, акти).
29. Чітке припинення співпраці: передача даних, дедлайни.
30. 2–3 референси клієнтів зі схожими ролями.

Технічний рекрутинг для IT/FinTech: кейси й тарифи

Кейс‑докази (4 приклади)

Кейс 1: FinTech‑стартап, Senior Backend (Go/PCI DSS)
Контекст: scale‑up; реліз core‑модуля платежів через 8 тижнів.
Старт: «тиша в каналі» 14 днів; 0 релевантних інтерв’ю; розмиті must‑have.
Рішення: discovery 45 хв; must‑have (Go, Redis, Kafka, PCI DSS), acceptable (GCP, Terraform); outbound+реферали; техскрін із системним дизайном 30 хв.
Результат: time‑to‑first‑candidates — 5 роб. днів (3 профілі); 2 офери за 21 день; acceptance rate 50%; реліз у плані.

Кейс 2: Enterprise‑банк, Squad із 3 Frontend (React/TypeScript)
Контекст: дві паралельні команди; високі вимоги до secure coding.
Старт: 70% відхилень через слабкий техскрін.
Рішення: live‑coding 20 хв + code review кейс; підключення FE‑лідера як експерта.
Результат: конверсія скрін→техінтерв’ю з 30% до 62%; 3 офери за 28 днів; 0 замін у гарантійний період.

Кейс 3: Crypto/DeFi, Head of Engineering
Контекст: потрібен лідер з архітектури custody та комплаєнсу.
Старт: вузький ринок; кандидати розпорошені по суміжних доменах.
Рішення: карта ринку 120 профілів; точкові референси; окремий трек people‑management (STAR‑інтерв’ю).
Результат: лонг‑лист 12 → шорт‑лист 4 за 3 тижні; офер прийнято; через 90 днів — скорочення time‑to‑release фіч на 18%.

Кейс 4: PayTech, Middle QA Automation (Java/Selenium)
Контекст: 5 відкритих позицій; багато «резюме заради кількості».
Старт: лише 1 з 10 доходив до офера.
Рішення: пре‑скрін на automation patterns; 2 етапи інтерв’ю; чек‑листи дефектів.
Результат: acceptance rate 67%; 100% закриттів у дедлайн; замін — 0.

Прозорість ціноутворення: моделі та приклади

1) Success fee (комісія за закриття)
Коли доречно: разові або рідкісні найми, зрозумілий профіль.
Що входить: сорсинг, пре‑скрін, координація інтерв’ю, участь у формуванні офера, гарантійна заміна.
Ризики/зони уваги: наявність мінімального фіксу; умови гарантій; терміни оплати (після виходу/підписання офера).
Приклад: Middle Dev 70–90 тис. грн/міс; комісія 15–20% річної зарплати — разовий платіж 126–216 тис. грн; важливий cut‑off період (наприклад, 14 днів).

2) Retainer (аванс + зменшена комісія)
Коли доречно: складні ролі, критичні дедлайни або 3–5 вакансій одночасно.
Що входить: виділена команда, прискорені SLA, пріоритизація; частина вартості — щомісячний фікс, решта — успіх.
Ризики: як зараховується аванс; що стається при стопі пошуку.
Приклад: ретейнер 60 тис. грн/міс + success fee 10–12% річної; за 2 місяці бюджет може бути нижчим, ніж чистий success‑fee на 2–3 позиції.

3) RPO (Recruitment Process Outsourcing)
Коли доречно: постійний набір, 5–15 закриттів на квартал.
Що входить: рекрутер/сорсер як in‑house, фіксована місячна ставка, KPI по закриттях.
Ризики: зміна пріоритетів; потрібен exit‑план і передача даних/пайплайнів.
Приклад: фікс 120–180 тис. грн/міс за 1 рекрутера + 0,5 сорсера, KPI 3–4 закриття/міс.

4) Outstaff/contracting
Коли доречно: тимчасовий геп до найму штатного, проектні роботи.
Що входить: доступ до пулу інженерів; погодинний/місячний білінг; юридика та виплати — на стороні постачальника.
Ризики: IP/ownership, конкуренція за ставки.
Приклад: Middle React 25–35$/год; 160 год/міс — 4–5,6 тис. $/міс; обов’язково зафіксувати seniority та delivery‑KPI.

Що має бути прозоро в будь‑якій моделі
Обсяг робіт (sourcing, техскрін, координація, референси); SLA (перші кандидати, звіти, час відповіді); гарантії (заміна, винятки); дані (доступ до ATS, retention, передача при стопі); фінанси (коли і за що платимо; правила при відміні офера; хто оплачує тести/інструменти).

Як скоротити ризики зриву термінів уже цього місяця

1. 30‑хв discovery: must‑have/acceptable, KPI, канали.
2. Фіксуємо SLA: 2–3 профілі до 5 робочих днів; тижневий звіт.
3. «Стоп‑критерії»: якщо за 10 робочих днів немає релевантних техскрінів — змінюємо підхід/вилку/локацію.
4. Доступ до ATS усім інтерв’юерам; фідбек ≤48 год.
5. Короткий шорт‑лист 3–5 профілів замість «20 резюме без якості».

Коли варто сказати «ні» навіть сильному підряднику

• Не дають доступ до пайплайна/ATS.
• Немає реальних референсів або зразків шорт‑листів.
• Гарантії сформульовано розмито («розглянемо заміну»).
• Немає плану сорсингу першого спринту й Boolean‑рядків.
• «Солодка» комісія, але без SLA й прозорості даних.

Автор: Олександр Фольгін — засновник BestHeads, рекрутинг з 2017 року, ex Full‑Stack. Якщо потрібні шаблони discovery‑бріфу, чек‑лист PDF або приклади звітів з ATS — напишіть, поділюся.